Kairos France Travail : le guide complet 2025 pour les organismes de formation

Depuis la trans­for­ma­tion de Pôle emploi en France Tra­vail, un out­il numérique s’impose comme incon­tourn­able pour les organ­ismes de for­ma­tion : Kairos. Cette plate­forme cen­tralise les échanges admin­is­trat­ifs entre les prestataires de for­ma­tion et France Tra­vail, tout en garan­tis­sant la con­for­mité régle­men­taire.

Ce guide com­plet explique en détail le fonc­tion­nement de Kairos, ses avan­tages, son proces­sus d’inscription, ses lim­ites, ain­si que les bonnes pra­tiques à adopter pour une util­i­sa­tion opti­male.

Qu’est-ce que Kairos France Travail et à quoi sert-il ?

Kairos est une plate­forme offi­cielle de France Tra­vail des­tinée à sim­pli­fi­er la ges­tion des par­cours de for­ma­tion des deman­deurs d’emploi. Elle per­met aux organ­ismes de for­ma­tion de gér­er les oblig­a­tions déclar­a­tives, de trans­met­tre des doc­u­ments et de suiv­re l’évolution des dossiers.

Objec­tifs de Kairos :

• Déclar­er les événe­ments liés à la for­ma­tion (entrée, inter­rup­tion, sor­tie)
• Trans­met­tre des devis d’aides à la for­ma­tion (AIF, POEI)
• Assur­er un suivi cen­tral­isé et en temps réel
• Ren­forcer la traça­bil­ité et la sécu­rité des don­nées

Les fonctionnalités essentielles de la plateforme Kairos

Déclaration obligatoire des événements en formation

Chaque organ­isme doit déclar­er via Kairos :

• L’entrée du sta­giaire en for­ma­tion
• Toute inter­rup­tion supérieure à 15 jours
• La sor­tie de for­ma­tion

Le délai légal de trans­mis­sion est de trois jours ouvrés. Ces déc­la­ra­tions sont oblig­a­toires et con­di­tion­nent le verse­ment des aides aux apprenants.

Création et gestion des devis AIF et POEI

Kairos per­met de génér­er des devis numériques pour :

• L’AIF (Aide Indi­vidu­elle à la For­ma­tion)
• La POEI (Pré­pa­ra­tion Opéra­tionnelle à l’Emploi Indi­vidu­elle)

L’organisme peut suiv­re en temps réel les val­i­da­tions et l’évolution des con­ven­tions. Ce proces­sus entière­ment dématéri­al­isé améliore la réac­tiv­ité et réduit les risques d’erreurs.

Tableau de bord de suivi pour les organismes de formation

L’interface de Kairos pro­pose un tableau de bord per­son­nal­isé :

• Suivi des dossiers en attente
• Alertes sur les échéances de déc­la­ra­tion
• Syn­thèse des for­ma­tions en cours

Ce pilotage facilite la ges­tion des ses­sions de for­ma­tion et réduit les oub­lis admin­is­trat­ifs.

Comment s’inscrire sur Kairos France Travail en tant qu’organisme de formation

Conditions d’accès à la plateforme Kairos

Pour obtenir un accès à Kairos, l’organisme doit dis­pos­er de :

• Un numéro SIRET act­if
• Un Numéro de Déc­la­ra­tion d’Activité (NDA) validé
• Un Respon­s­able Ges­tion­naire de Compte (RGC)

Étapes d’inscription à Kairos

1. Faire une demande d’accès sur le site de France Tra­vail
2. Fournir les jus­ti­fi­cat­ifs néces­saires (SIRET, NDA, RGC)
3. Récep­tion des iden­ti­fi­ants pour le RGC
4. Ges­tion des droits util­isa­teurs via l’outil GID Parte­naires

Il est recom­mandé d’anticiper cette démarche, car les délais d’activation peu­vent attein­dre plusieurs jours.

Les avantages de l’utilisation de Kairos France Travail

Gain de temps et automatisation des tâches administratives

Grâce à Kairos, les organ­ismes cen­tralisent toutes leurs démarch­es liées aux for­ma­tions financées par France Tra­vail. L’automatisation des noti­fi­ca­tions et des trans­mis­sions réduit sig­ni­fica­tive­ment les délais et erreurs.

Meilleure collaboration avec France Travail

La plate­forme facilite les échanges, sup­prime les envois mul­ti­ples de doc­u­ments et accélère le traite­ment des deman­des. Chaque inter­venant accède en temps réel aux infor­ma­tions per­ti­nentes.

Traçabilité et conformité réglementaire

Kairos horo­date chaque action, offre un his­torique com­plet des échanges et assure une con­ser­va­tion des doc­u­ments con­forme aux exi­gences admin­is­tra­tives.

Les limites de Kairos et les risques à anticiper

Interface peu intuitive pour les nouveaux utilisateurs

L’ergonomie de la plate­forme peut désori­en­ter les util­isa­teurs peu expéri­men­tés. Une for­ma­tion interne est recom­mandée pour garan­tir une bonne prise en main.

Cyberattaque de 2025 : quelles leçons tirer ?

En juil­let 2025, une attaque infor­ma­tique a exposé les don­nées de 340 000 deman­deurs d’emploi. Si aucune don­née ban­caire n’a été com­pro­mise, les infor­ma­tions per­son­nelles (nom, adresse, iden­ti­fi­ant France Tra­vail) ont fuité.

Mesures de pré­cau­tion recom­mandées :

• Ne jamais partager les iden­ti­fi­ants entre col­lab­o­ra­teurs
• Activ­er la dou­ble authen­tifi­ca­tion
• Met­tre à jour régulière­ment les accès

Difficultés d’intégration avec d’autres logiciels

Kairos n’est pas tou­jours com­pat­i­ble avec les logi­ciels internes de ges­tion (CRM, ERP for­ma­tion). En l’absence d’un con­necteur ou d’API, une dou­ble saisie des don­nées peut s’avérer néces­saire.

Faut-il adopter Kairos en 2025 en tant qu’organisme de formation ?

L’adoption de Kairos est aujourd’hui indis­pens­able pour tout organ­isme souhai­tant col­la­bor­er avec France Tra­vail. Ses fonc­tion­nal­ités per­me­t­tent de respecter les oblig­a­tions légales tout en sim­pli­fi­ant la ges­tion opéra­tionnelle.

Toute­fois, la plate­forme néces­site un accom­pa­g­ne­ment ini­tial, une vig­i­lance sur la sécu­rité infor­ma­tique et, dans cer­tains cas, des ajuste­ments tech­niques avec les out­ils internes.

L’appropriation de Kairos con­stitue ain­si un fac­teur clé de per­for­mance et de con­for­mité dans un envi­ron­nement de for­ma­tion en con­stante évo­lu­tion.